Vzorový nápis na zošívanie dokumentov. Ako správne zošívať dokumenty: všeobecne uznávané pravidlá a praktické radiy

Podľa zavedeného pravidla musí byť uložený každý dokument pozostávajúci z viac ako jedného listu. Predpokladá sa, že je to potrebné z dvoch dôvodov: aby sa dokumenty nestratili a aby nedošlo k ich čiastočnému zhabaniu alebo nahradeniu.

Zároveň v niektorých prípadoch, napríklad pri registrácii súkromných podnikov alebo právnických osôb na orgánoch štátnej správy, pri podávaní žiadosti o účasť vo výberovom ko naní, pri predkladaní zákonom požadovaných materiálov do archívu, postup pri ukladaní dokumentov upravuje napr. určité pokyny poskytnute federálnymi orgánmi.

Legislativny pohľad

Je potrebné poznamenať, že neexistuje jednotný schválený postup, ktorý by upravoval postup pri ukladaní dokumentov. Existuje množstvo rezortných pokynov upravujúcich prácu s dokumentmi v konkrétnom odvetví.

Postup pri ukladaní dokumentov v archívnych inštitúciách teda upravujú Metodické odporúčania pre vypracovanie pokynov pre kancelársku prácu vo federálnych výkonných orgánoch, schválené . Vo finančnom sektore - Pokyn centrálnej banky Ruska, na ministerstve daní - Metodické vysvetlivky k postupu pri vypĺňaní jednotlivých tlačív dokumentov, ktoré sa schvaľujú, existuje aj taký, ktorý schvaľuje št andardné pokyny aj pre prácu v kancelárii.

Všetky upravujú vo všeobecnosti jednotný postup pri zošívaní materiálov. Jeho používaním sa vyhnete mnohým zdržaniam a ušetríte čas.

V niektorých prípadoch, napríklad keď súkromný podnikateľ predloží dokumenty na štátnu registráciu, nesprávne podané dokumenty sa vám vrátia na opravu nedostatkov.

Nástroje a concept

Pri flashovaní dokumentov budete potrebovať nasledujúce nástroje a materiály:

Ihla (šidlo, dierovač) alebo vŕtačka - závisí od počtu listov, ktore sa majú šiť;
Nite LSh-21 alebo bankový povraz;
Kryt puzdra 229×324 mm na archívne puzdra;
Papierová nálepka 4x8 cm – certifikačný hárok;
lepidlo;
Nožnice.

Podrobný sprievodca flashovaním firmvéru

Organizáciu a viazanie dokumentov spravidla vykonáva zamestnanec, ktorý je tým poverený príkazom šéfa alebo je zakotvený v oficiálnych pokynoch.

Pri blikaní dokumentov sa dodržiava nasledujúca postupnosť:

Dokumenty sú zlozene podľa dátumov alebo číslovania, v správnom poradí a so správnou stranou.
Všetky sponky a sponky tie na dokladoch sú odstránené, aby neprekážali.
Teraz ho musíte zložiť rovnomerne stoh dokumentov, ak ich je málo, nie je to ťažké. V prípade veľkého objemu sa používa špeciálne zariadenie.
Ďalším krokom je vytvorenie otvorov. Po zošití by mal byť dokument čitateľný. Na tento účel sa vytvoria otvory vo vzdialenosti do 1.5 cm od okraja. Mali byť aspoň 3 z nich, ak sú dokumenty dôležité - 5.

Najprv označte body na miestach vpichu. Stredový otvor by mal byť v strede listu, ďalšie dva vo vzdialenosti 3 cm od neho hore a dole, ak ich je päť, tak ďalšie sú tiež vo vzdialenosti 3 cm, resp.

Ak je do 5 listov- otvor sa robí ihlou alebo dierovčom, v hrubších prípadoch - šidlom. V dokumentoch, ktoré sa prenášajú do archívu, je povolených až 250 listov, do ktorých sa vyvŕtajú otvory elektrickou vŕtačkou alebo sa použije špeciálne zariadenie.
Teraz musíte do otvorov navliecť niť alebo špagát.. Pre pevnosť sú dvakrát prešité, takže konce nití sú na zadnej strane. Dĺžka koncov je 6 - 7 cm, sú viazané na uzol, veľmi pevne, čo najtesnejšie k vonkajšiemu listu.
Na vrch uzla a nite je umiestnená papierová nálepka.(hárok s certifikátom) o rozmere 4x8 cm, ale tak, aby boli viditeľné konce nite a dobre viditeľný uzol na nej. Celý list je naplnený lepidlom a starostlivo zlepený, čo je potrebné na zachovanie puzdra a materiálov v ňom obsiahnutých a na preukázanie ich pravosti. Tlačenú verziu listu si môžete pripraviť napísaním textu vo Worde a následným vystrihnutím prúžku vhodnej veľkosti. Text je:

Spis je priviazaný, očíslovaný a zapečatený ___(_______) listami

Subscription _________________ (pozícia, priezvisko a iniciály)

Teraz musíte dokumenty očíslovať. Miesto pre čísla je pravý horný roh, očíslovaný čiernou ceruzkou. Písanie atramentom nie je povolené. Čísla by nemali pokrývať text.

Čislovanie je prísne regulované:

Číslované sú iba listy a v žiadnom prípade strany;
súpis v spise nepodlieha číslovaniu;
listy s obálkami sú očíslované takto: Najprv sú očíslované obálky, potom zostávajúce listy;
materiály, ktore sú už očíslované, stále sa znova počítajú;
väčšie listy sú zložené a očíslované jedným číslom;
dokumenty so sprievodnými materiálmi pevne pripevnenými(cestovné listy, faktúry, fotografie) sú označené jedným číslom. Robí sa to takto: na rubovú stranu hlavného listu sa ručne napíše súpis priložených dokumentov, očísluje sa len hlavný dokument, počet priložených materiálov sa uvedie v poznámke k súpisu, resp. certifikačný list sa uvádza: „na liste č. toľko listov je zahrnutých podľa súpisu obratu“;
o dokumentoch vo forme fotografií, výkresy a výkresy sú očíslované na zadnej strane;
kladú sa číslice čísel vo formáte arabských číslic a vo vzostupnom poradí;
vo viaczväzkových prípadoch sú strany každého zväzku číslované samostatne.
keď lepidlo zaschne, Počet listov sa na svedka zapisuje arabskými číslicami a slovom v zátvorke, podpisuje ho osoba zodpovedná za vyhotovenie prípadu a právne dokumenty podpisuje riaditeľ a opečiatkuje.

Upozorňujeme, že podpis a pečať musia byť umiestnené tak, aby ich časť bola umiestnená na certifikačnom hárku a časť priamo na dokumente, ktorý sa osvedčuje. Podľa zavedeného postupu sa to považuje za záruku pravosti a integrity.

Ku všetkým zviazaným súborom dokumentov je priložený inventárny list, na ktorom je uvedene:

názov organizácie;
názov documents;
Datum prípravy;
obsah (anotácia účelu prípravy) obsahujúci krátky zoznam zahrnutých materiálov4
počet listov;
trvanlivosť;

a uvádza sa zostavovateľ (jeho funkcia, priezvisko) a jeho podpis (povinné).

Podľa pravidiel nie je na inventári žiadne číslo.
Kufrík pripravený na odovzdanie do archívu je dodávaný s obalom 229×324 cm (povinný), pri použití neštandardných materiálov obal zodpovedá skutočným parametrom.

Funkcie číslovania a zošívania puzdier v kancelárskej práci.

Vedenie záznamov je zložitý proces, ktorý si vyžaduje pozornosť a neustále dodržiavanie platných predpisov. V súlade s tým, aby sa dokumenty mohli uložiť do archívu, musia byť riadne zošité a urobiť inventár.

Je potrebné, aby na vrchu dokumentu bola obálka a titulná strana. Môže byť vyrobený z kartónu alebo obyčajného papiera. Kartónový obal je potrebný len v prípade, ak sa doklady predkladajú na obdobie dlhšie ako 25 rokov. V ostatných prípadoch stačí list.

Čo sa týka číslovania, je tu niekoľko zvláštností. V prvom rade je očíslovaný nie od obálky, ale od samého začiatku prípadu. Samotný inventár dokladov sa v tomto prípade nečísluje. Taktiež v prípade dodatkov je povolené číslovanie písmen. Napriklad 5a. Najzaujímavejšie je, že čísla je potrebné umiestniť do pravého horného rohu. Stojí za zmienku, že nie sú očíslované strany, ale listy.

Ako správne zošívať dokumenty niťou: pravidlá GOST

Existuje veľa pravidiel na zošívanie dokumentov. Nie je dovolené zošívať dokumenty. Používa sa cikánska ihla a hrubá niť. Dierovačom môžete najskôr urobiť otvory a potom ich zošiť niťou. V tomto prípade sú vlákna začiatku a konca zviazané a konce sú ponechané dostatočne dlhé. Často je na papieri nalepený názov organizácie alebo jej pečiatka. Uvedený je aj počet listov a dátum číslovania.

Na tieto účely sa používa tenký špagát. Neexistujú žiadne špeciálne požiadavky na kvalitu nití. Často sa používajú drsné nite alebo Mylarová páska.

Ako šiť dokumenty na rohu: schéma

Ak sa chcete dozvedieť, ako prišiť dokumenty na roh, pozrite si video.

VIDEO: Šitie dokumentov na roh

Toto je jedna z najjednoduchších možností. Aby ste to dosiahli, musíte označiť tri otvory. Priemerná vzdialenosť medzi otvormi by nemala byť väčšia ako 3 cm Označte stranu pomocou pravítka.

Instructions:

Zložte dokumenty jeden po druhom. Then pomocou pravítka odmerajte rovnakú vzdialenosť od konca a umiestnite bodku do stredu
Od tohto bodu odmerajte 3 cm v každom smere
Pomocou šidla urobíme otvory a prešijeme niťou.
Je potrebné, aby sa niť prepletala okolo papiera zo všetkých strán otvorov
Viac podrobností je možné vidieť v diagrame
Then zviažte začiatok a koniec špagátu, prilepte kúsok papiera a vložte pečiatku

Táto možnosť sa používa v prípadoch s veľkým počtom listov. Je potrebné prepichnúť otvory dierovačom a začať šiť.

Instructions:

Je potrebné, aby otvory boli 3 cm od ľavého okraja
Vzdialenosť medzi otvormi by mala byť rovnaká
Niť sa zasunie zo zadnej strany a opäť sa vyvedie cez ďalší otvor.
Je potrebné, aby medzi otvormi neboli žiadne neprešité miesta.
Nite vychádzajú na samom konci vzadu. Tam sa urobí uzol a nalepí sa papierik na pečiatku

Je možné ako správne, na ktorú stranu pripevniť dokumenty pomocou zošívačky?

Pozrite si video o tomto.

VIDEO: Zošívanie dokumentov pomocou zošívačky

Ako zošívať dokumenty pre daňový úrad: pravidlá, vzor

Musíte dodržiavať pravidlá:

Daňové výkazy sú všité do 5 otvorov
Uzol je pokrytý hodvábnym papierom
Číslovanie je umiestnené v pravom hornom rohu

VIDEO: Podávanie daňového priznania

Ako ušiť puzdro?

Je potrebné dodržiavať GOST a určité pravidlá.

Instructions:

Puzdrá sú šité v troch alebo štyroch otvoroch
Na lemovanie sa používa bankový špagát
Oplatí sa lemovať tak, aby všetky vzdialenosti medzi otvormi boli pokryté závitmi
Then sa nite zviažu do uzla a prilepí sa malý kúsok
Uvádza počet strán, podpis a meno osoby, ktorá šitie vykonala
Pečiatka inštitúcie sa umiestni tak, aby odtlačok bol na papieri a na zošívanej country

VIDEO: Šitie puzdra

Ak potrebujete zošit alebo časopis najskôr archivovať, nemusíte ich zošívať, ako je popísané vyššie. Všetko sa robí oveľa jednoduchšie.

Instructions:

V spodnej časti zápisníka urobte dva otvory v blízkosti zakladača.
Natiahnite bankový špagát a zviažte ho zo zadnej strany
Teraz prilepte kus papiera a napíšte počet listov
Zápisník by ste si určite mali očíslovať. Toto sa vykonáva vpravo hore
Umiestnite svoju pečiatku a podpis na kúsok papiera

Ako flashovať priečinok s dokumentmi?

Viac informácií o zakladači nájdete vo videu.

VIDEO: Založenie zložky s dokumentmi

Súbory, ktore neboli zaradené, nebudú prijaté do archívu. Pred odovzdaním musia byť riadne vyplnené.

Instructions:

Šiť niťou do troch alebo štyroch otvorov
Then zviažte vlákna a pripevnite inventár na vrch
Je potrebné podrobne opísať počet listov alebo časopisov
Na kus papiera, ktorý je nalepený na zadnej strane, je napísaný počet listov a podpis
Vyžaduje sa aj pečiatka podniku alebo dielne

VIDEO: Archive zakladač

Kancelárska práca je zložitá a precízna práca, ktorá si vyžaduje správne vyhotovenie dokumentov. Dodržiavajte všetky GOST a regulačné dokumenty.

VIDEO: Odložili sme to na sklad

Kancelárska práca a tok dokumentov sú v mnohých ohľadoch pomerne zložité procesy. To platí aj pre firmver dokumentov. Papiere, ktore treba založiť a archivovať, sa totiž dosť často vracajú kvôli tomu, že boli zle ušité. Ako správne zošívať dokumenty? Odpoveď na túto otázku dávajú Metodické odporúčania pre kancelársku prácu, ktore boli schválené nariadením Federálneho archívu zo dňa 12/23/2009.

Právne predpisy

Nie všetci ľudia vedia, prečo potrebujú flashovať dokumenty. Ukazuje sa však, že je veľa miest, kde môžete odovzdať iba správne zviazané papiere. Napríklad v archíve alebo pri predkladaní dokumentov do výberového konania a postup štátnej registrácie fyzických osôb ako individual podnikateľov alebo právnických osôb vyžaduje predloženie zviazaných documents.

Treba povedať, že dnes neexistuje jediný návod na blikanie dokumentov. Zároveň však existuje množstvo predpisov, ktoré upravujú postup vedenia rôznej dokumentácie vrátane zakladania spisov.

Medzi takéto predpisy patria nielen Metodické odporúčania Federálneho archívu, ale aj Nariadenie Ministerstva kultúry Ruskej federácie č.536 z roku 2005, ktorým sa schvaľujú štandardné pokyny pre kancelársku prácu, Pokyn Centrálnej banky Ruska, ktorý definuje hlavné ustanovenia kancelárskej práce v centralálnej banke, ako aj metodické vysvetlivky k postupu pri vypĺňaní niektorých tlačív dokumentov, ktoré schvaľuje vyhláška Ministerstva daní a ciel z 18. April 2003, a samozrejme, GOST R 51141.

Stojí za zmienku, že všetky dokumenty väčšie ako jeden list je potrebné zošiť.

To platí aj pre kópie zákonných listín právnických osôb (rozdiel medzi zviazanými originálmi a kópiami je v tom, že kópie nie sú opečiatkované). Pri ukladaní dokumentov sú navyše všetky strany očíslované. Deje sa tak arabskými číslicami, ktore sú umiestnené v pravom hornom rohu každého listu. Na šitie sa používajú špeciálne nite (alebo špagát), šijacia ihla a šidlo. A na zadnej strane poslednej strany musí byť certifikačná nálepka s uvedením počtu zviazaných strán, pečiatka organizácie a podpis manažéra (alebo oprávnenej osoby).

Kryty

Pri podávaní dokumentov sa oplatí dbať na správny kartónový obal pre každý prípad. Kryty môžu byť:

standard
new standard
dlhodobé warehouse

Štandardné obaly majú zvyčajne rozmer 229x324 milimetrov a používajú sa pri viazaní dokumentov, ktore sú vyrobené na štandardných listoch. What do you need to do? Then je kryt vyrobený podľa veľkosti listov, ktore sa zakladajú.

Obaly z tvrdej lepenky sa používajú v prípadoch, keď je potrebné zviazať dokumenty určené na dlhodobé skladovanie (od dvadsiatich piatich rokov). A na predkladanie dokumentov do štátnych archívov sa používajú obaly vyrobené z kartónu bez obsahu kyselín.

Inventár - hlava všetkého

To:

názov documents;
dátum zostavenia súpisu;
názov a abstrakt (vysvetľuje, na aký účel je tento súbor dokumentácie potrebný);
zoznam všetkých dokumentov dostupných v zakladači (pri každom je uvedený počet listov);
priezvisko, funkcia a podpis zodpovednej osoby - zostavovateľa súpisu.

Inventár nepodlieha číslovaniu a môže vyzerať takto:

Uzavretá akciová spoločnosť

"východ"

Petrohrad 00.00.0000

Zoznam documents

Celkom _________________________________________________ dokumentov.

(číslami a slovami)

Úradník ____________________ Petrova A.I.

Ako číslovať listy?

Pri číslovaní listov by ste mali pamätať na niekoľko pravidiel:

Číslované sú listy, nie strany;
inventár nepodlieha číslovaniu;
ak sú v balíku dokumentov listy, najskôr sa očísluje samotná obálka a potom sa očíslujú všetky priložené listy jeden po druhom;
čísla by mali byť umiestnené v pravom hornom rohu každého listu bez toho, aby ste sa dotkli textu dokumentov;
číslovanie sa vykonáva vo vzostupnom poradí pomocou arabských číslic;
ak sa prípad skladá z viacerých zväzkov, číslovanie sa vykonáva samostatne pre každý zväzok a samostatne sa číslujú aj prílohy k prípadom, ktoré sa vydávajú vo forme samostatných zväzkov;
ak vec obsahuje dokumenty z viacerých listov, ktoré majú svoje vlastné číslovanie (vrátane tlačených publikácií), mali by byť stále očíslované vo všeobecnom poradí;

listy veľkých formátov - A2, A3 - je potrebné rozložiť a očíslovať v pravom hornom rohu a potom olemovať na jednom okraji;
list s pevne zlepenými úlomkami (šeky, dodacie listy, výstrižky z novín, výpisy, fotografie) sa čísluje ako jeden list, ale na jeho zadnej alebo spodnej strane (ak je miesto) je potrebné urobiť ručne p ísaný súpis nalepeného dokladov, pričom v súpise veci v kolónke „Poznámka“ alebo v osvedčovacom nápise je potrebné uviesť, že na liste č.00 sú nalepené také a také doklady alebo fotografie v množstve 00 ks podľa inventár na zadnej country listu;
ak sú fotografie, šeky, certifikáty nalepené na hárku len na jednom okraji, očíslujú sa ako samostatné dokumenty v poradí číslovania prípadov;
ak puzdro obsahuje schémy, výkresy alebo fotografie, ako aj iné špecifické prílohy, ktoré sú samostatným listom, musia byť očíslované v ľavom hornom rohu na zadnej strane;
mapy alebo diagramy zlepené z niekoľkých listov sú očíslované ako jeden list a vo všeobecnom inventári v stĺpci „Poznámka“ a na zadnej country karty by sa mal uviesť počet listov v lepidle.

Chyby v číslovani

Ak sa vyskytnú menšie chyby v číslovaní prípadov (chýbajúce hárky), potom je po dohode s pracovníkmi archívu povolené použitie písmenového číslovania. To know, why not? Napriklad 5, 6, 6a, 7...

Ak sa však pri číslovaní prípadu vyskytli vážnejšie chyby, napríklad malé dokumenty prilepené na jednej country neboli očíslované, číslovanie sa bude musieť vykonať znova. To znamená, že staré čísla bude potrebné opatrne prečiarknuť jednou lomkou a vedľa napísať správne číslo. Ak sa číslovanie vykonalo nanovo, musí sa vykonať aj nové osvedčenie. V tomto prípade nie je starý nápis odstránený zo súboru, ale jednoducho prečiarknutý.

Ako zošívať dokumenty?

Zošívať dokumenty pomocou špeciálnych nití (bankový špagát, nite LSh-210) a ihiel by mali iba oprávnení pracovníci. Na zošitie dokumentov (musí sa to urobiť, aby bolo možné súbor v prípade potreby prečítať) sa šidlom na ľavom okraji (asi 1.5 centimetra od textu) vytvoria tri otvory nad sebou: stredný by mal byť presne v strede a osť medzi stredným a horným (dolným) vpichom by mala byť tri centimetre. Ak je puzdro viacstranové, je vhodnejšie urobiť prepichnutie šidlom, ale pre chúlostivejšie prípady môžete použiť dierovač. Aby ste predišli mechanickému poškodeniu prvého a posledného listu puzdra, je lepšie nalepiť tenké prúžky kartónu v mieste zošívania, cez ktoré bude niť prechádzať. Na zošitie dokumentov budete potrebovať niť dlhú približne sedemdesiat centimetrov.

Pre prehľadnosť vpichy podmienečne očíslujeme: č. 1 – horná, č. 2 – stredná, č. 3 – spodná. Musíte začať navlečením ihly do otvoru č. 2 a nechať jeden koniec nite na zadnej strane stehu. Then prevlečieme ihlu z prednej strany do otvoru č.1. Akonáhle je koniec nite a ihla na zadnej strane puzdra, musíte ihlu prevliecť na prednú stranu cez otvor č.3 a potom opäť na zadnú stranu cez otvor č.2. Puzdro je prešité cez všetky tri otvory a teraz môžete na zadnej strane zaviazať uzol. Uzol je zviazaný veľmi pevne, čo najbližšie k poslednému listu a je upevnený lepidlom a certifikačnou nálepkou. V tomto prípade by mali byť konce vlákna voľné a viditeľné.

Certificate list

Po zošití a očíslovaní puzdra je potrebné urobiť certifikačný nápis. Vykonáva sa na samostatnom liste a nachádza sa na zadnej strane posledného listu puzdra. Tento nápis musí uvádzať počet prichytených a očíslovaných listov v súbore (číslami a slovami), ako aj, ak je to potrebné, vlastnosti existujúcich dokumentov a ich stav (fotografie, kresby, kresby, nosť škvŕn, roztrhané alebo poškodené listy). Certifikačný list podpisuje konateľ alebo poverený zostavovateľ, ktorý zároveň uvedie svoju funkciu a odpis podpisu. Certifikačný nápis je vyhotovený na nálepke s rozmermi 5 x 6 centimetrov. Musí byť prilepený kvalitným lepidlom, ktoré vydrží dlhodobé skladovanie, zafixovať uzol a časti nite (konce nechať voľné), ktorými je puzdro zošité a zataviť. V tomto prípade musí byť pečať nalepená tak, aby bol odtlačok čiastočne na nálepke a čiastočne na liste puzdra.

Často sa papiere, ktoré je potrebné odovzdať do archívu alebo na daňový úrad, vracajú z dôvodu, že boli zle ušité. V tomto článku sa dozviete, ako správne zošívať dokumenty, a poskytuje vzor certifikačnej nálepky „Prešité a očíslované“.

Z článku sa dozviete:

Neexistuje jednotný štandardný návod na zošívanie obchodných papierov. Existujú však metodické odporúčania pre kancelársku prácu, schválené nariadením Federálneho archívu z 23. December 2009 a GOST 51141, ktorý upravuje pravidlá Documenty.

Základné princípy zošívania dokumentov

Kryt

Pre každý priečinok, do ktoreho budete dokumenty zakladať, vyberte kartónový obal. Existujú tri typy krytov:

Standard. Veľkosť - 22.9x32.4 cm.Do priečinkov s takýmito obalmi sa ukladajú listy štandardnej veľkosti A4.
Neštandardne. Veľkosť a proporcie vlastných obalov závisia od formátu podávaných obchodných dokumentov.
Obaly na dlhodobé skladovanie papierov. Hlavnou črtou takýchto krytov je materiál, z ktoreho sú vyrobené. Toto je pevná lepenka a je navrhnutá tak, aby vydržala viac ako 25 rokov. Veľkosť a proporcie obalov na dlhodobé skladovanie závisia od formátu archivovaných papierov.

Please note:

Meno spoločnosti.
Názov konštrukčnej jednotky. Napríklad „Finančné oddelenie“.
Index prípadu.
Názov prípadu.
Čas použiteľnosti.
Číslo zväzku (ak existuje niekoľko zväzkov).
Počet listov prípadu.
Dátum vytvorenia prípadu.

Ako správne navrhnúť kryt puzdra, je popísané v článku „ Dizajn krytu puzdra: na každom detaile záleží».

Inventar

Ku každému prípadu je pripojený inventár. Uveďte nasledujúce informácie:

Názov prípadu.
Dátum zostavenia súboru.
Čas použiteľnosti.
Abstract. Toto je stručný popis dokumentov prípadu a dôvod, prečo bol uložený.

Let's get to know each other!Do číslovania nie sú zahrnuté inventárne listy.

Existujú tri možnosti uloženia inventára do súboru:

súbor v zdieľanom priečinku;
prilepte na zadnú časť krytu puzdra;
skladujte oddelene.

Ako správne vyplniť zoznam prípadov, je popísané v článku „ Inventarizácia prípadov».

Čislovanie listov

Očíslujte hárky puzdier arabskými číslicami. Čislovanie spravidla nespôsobuje ťažkosti, ale zvážte niekoľko nuancií:

Číselné listy, nie strany.. Číslovanie strán nechajte tak, ako bolo. Môže sa líšiť od toho, ktorý vytvoríte.
Umiestnite čísla listov do pravého horného rohu. Uistite sa, že sa číslo nedotýka hlavneho textu.
Očíslujte prílohy k dokumentom vo všeobecnom poradí., teda bezprostredne za dokumentom, ku ktorému sú pripojené.
Ak prípad obsahuje písmená, potom najprv očíslujte obálku a potom všetky listy zahrnuté v ňom.
Každý zväzok očíslujte samostatne, ak je v prípade viacero zväzkov.
Veľkoformátové listy by mali byť očíslované v pravom hornom rohu, potom zahnite a olemujte pod jedným okrajom.
Vytvorte inventár obsahu, ak sú na hárku nalepené iné doklady (šeky, účtenky, lístky a pod.), a hárok očíslujte vo všeobecnom poradí, teda ako jeden hárok.
Číslo lepidla ako jeden list, ak puzdro obsahuje niekoľko listov lepidla, potom v inventári uveďte, koľko listov lepidlo obsahuje.

Methody blikania dokumentov

Komponenty puzdra sú zošité niekoľkými spôsobmi:

Pomocou ihly a nite. Túto metódu použite na šitie malých projektov. Šité v dvoch prepichnutiach a na zadnej strane zviažte konce nite dohromady. Na jednotku prilepte nálepku s certifikačným nápisom a pečaťou. Ako zostaviť certifikáciu „Stitched and Numbered“ bude diskutované nižšie.
Pomocou dierovča a nite. Túto metódu použite na šitie veľkých predmetov. Technológia je podobná ako pri prvej metóde, len namiesto ihly sa používa dierovč. Obálka prípadu nie je uložená.
Pomocou vŕtačky (skrutkovača) a šnúry. Túto metódu použite na vytvorenie veľmi veľkých prípadov. Namiesto nite použite lano alebo šnúru. Pri tomto spôsobe prešívania je poťah viazaný na puzdro.
Pomocou viazacieho stroja a automatického číslovania. Táto metóda sa používa v tlačiarňach.

Let's get to know each other!Pred prebliknutím uzatvorte knihu pracovných záznamov pečaťou.

Všeobecná schéma firmvéru dokumentu je znázornená na obrázku nižšie:

Ryza. 1. Všeobecná schéma firmvéru dokumentu

Ako flashovať dokumenty do archívu

Rok po dokončení prípadu by mal byť odovzdaný do archívu organizácie. Na určitú dobu je spis uložený v podnikovom archíve, následne presunutý do mestského, krajského alebo štátneho archívu.

Lehoty uloženia súborov vo firemnom archíve:

75 rokov personálne dokumenty, knihy domácnosti (sú to knihy, v ktorých sa vedú evidencia osobných podružných pozemkov), záznamy o notárskych úkonoch;
20 rokov sú uložené projekty investičnej výstavby, patenty, technologická a projektová dokumentácia;
15 rokov vedecký ;
5 rokov sú ulozhené filmové documenty;
3 rocky- video a fotodokumenty.

Evidenciu prípadov na prevod do firemného archívu vykonávajú zamestnanci oddelenia predškolskej vzdelávacej inštitúcie. Ak v organizácii takéto oddelenie neexistuje, vykonáva to tajomník.

Pri príprave dokumentov na prenos do archívu nezabudnite zahrnúť Information:

dátum zostavenia súpisu;
číslo zväzku, ak prípad pozostáva z viacerých zväzkov;
funkciu, priezvisko a iniciály osoby, ktorá inventár zostavila.

Registrácia prípadu do archívu zahŕňa niekoľko postupných krokov:

Určenie zloženia dokumentov v priečinku.
Firmver.
Čislovanie listov.
Vyhotovenie certifikačného nápisu „Šité a očíslované“ a jeho zabezpečenie pečaťou.
Príprava záverečnej inventarizácie prípadu.

Prečítajte si viac o ako si veci správne zorganizovať, prečítajte si článok " Registration prípadov».

Ako flashovať dokumenty pre daňový úrad

Príprava a firmvér dokumentácie pre daňový úrad sa líši od firmvéru dokumentácie na uloženie do archívu.

Záver

Registrácia prípadu na odovzdanie do archívu alebo daňového úradu zahŕňa určenie zloženia dokumentov v zložke, ich viazanie, číslovanie, zostavenie súpisu a vyhotovenie osvedčenia „Zošité a o číslovane“. Nápis sa nachádza na zadnej strane posledného listu v priečinku a obsahuje informácie o počte listov v spise a o zamestnancovi, ktorý spis vytvoril a zošíval.