Angajații întreprinderilor și organizațiilor trebuie, fără greș, să se familiarizeze cu toate actele juridice de reglementare emise în cadrul companiei.
Dosare
Ce sunt reglementările
Actele de reglementare includ orice documente elaborate la întreprindere și care vizează organizarea relațiilor dintre angajator și subordonat, conturarea procesului de lucru, crearea de relații interne și externe etc.
În special, actele normative sunt:
- ordinele și comenzile conducerii;
- norme de securitate și sănătate în muncă;
- alte documente similare.
Trebuie remarcat faptul că reglementările pot fi temporare sau permanente, dar ele funcționează întotdeauna strict numai în compania în care sunt emise și sunt emise în numele directorului sau al administrației companiei.
Toate reglementările interne trebuie să fie elaborate strict în conformitate cu legislația Federației Ruse și să ia în considerare atât interesele angajatorului, cât și ale subordonaților săi.
De ce să introduceți angajații în reglementările locale
Fiecare angajat al companiei este obligat să citească toate reglementările interne în vigoare în organizație.
Acest lucru este necesar pentru ca angajatul să cunoască în mod clar regulile de muncă în companie, condițiile de muncă, drepturile, obligațiile și puterile propriei persoane și ale angajatorului.
Dacă există întrebări sau suspiciuni de încălcare a drepturilor muncii, angajatul are dreptul să se consulte cu consilierul juridic al organizației sau cu un avocat terț.
Ce este o listă de familiarizare cu reglementările locale
Informațiile în care un angajat al companiei a citit acest sau acel act de reglementare sunt încheiate foaie de cunoștințe speciale.
Acest document este foarte important, deoarece, în cazul în care orice dezacorduri și conflicte ajung la inspecția muncii sau la instanță, acesta poate deveni dovada corectitudinii, atât din partea angajatorului, cât și a subordonatului (în funcție de modul în care au avut loc evenimentele).
De aceea, semnăturile de pe foaia de cunoștințe ar trebui colectate cu atenție și scrupulos. Este inacceptabil să lăsați pe oricare dintre angajații întreprinderii să treacă și cu atât mai mult să-și falsifice autografele. Dacă vreunul dintre angajați, dintr-un anumit motiv, nu a semnat foaia de familiarizare cu actul normativ (de exemplu, din cauza unei boli, a unei vacanțe sau a unei călătorii de afaceri), trebuie să așteptați întoarcerea acestuia și să îi luați semnătura.
În ce etapă se află familiarizarea
De obicei, cunoașterea majorității actelor juridice de reglementare locale are loc în etapa angajării angajatului. Dar uneori documentele sunt elaborate în perioada activității curente a întreprinderii, iar apoi familiarizarea are loc după ce actul este aprobat de conducerea companiei.
Ce se va întâmpla dacă nu semnați documentul
Fiecare angajat are dreptul să semneze sau să refuze acest act de reglementare.
Angajatorul nu poate obliga un subordonat să se familiarizeze cu documentul și nici nu poate impune nicio sancțiune disciplinară pentru refuzul de a face acest lucru.
Singurul lucru pe care un angajat ar trebui să-l ia în considerare dacă nu dorește să citească un act normativ și să semneze o foaie privind familiarizarea cu acesta este că la un moment dat poate apărea o situație în care informațiile conținute în document pot fi foarte utile.
Cine întocmește actul privind familiarizarea cu actul normativ
Actele normative sunt de obicei elaborate de specialiști din departamentele juridice sau ofițeri de personal, dar familiarizarea cu acestea poate cădea pe umerii oricărui angajat al organizației. De obicei, persoana responsabilă de aceasta este numită printr-un ordin special al directorului întreprinderii, care, printre altele, aprobă actul în sine.
Cum se generează un document
Formele unificate de personal primar și documentele contabile au fost anulate din 2013 (cu unele excepții), prin urmare, o fișă privind familiarizarea cu reglementările locale poate fi întocmită de angajații organizației sub orice formă sau conform unui șablon intern.
Singurul lucru este că atunci când formați formularul, este necesar să respectați o anumită structură și reguli ale limbii ruse.
IN " pălărie»Foaia trebuie indicată:
- numele Companiei;
- titlul documentului;
- numărul, data și esența actului normativ, a cărui citire este semnată de angajat.
- numărul de serie al angajatului;
- prenume-nume-patronimic al angajatului;
- poziţie;
- data familiarizării cu actul;
- semnătură.
Dacă este necesar, puteți adăuga aici alte coloane (de exemplu, despre unitatea structurală în care lucrează angajatul sau câteva note).
Dacă există mulți angajați care sunt afectați de actul normativ, atunci pot fi necesare mai multe foi pentru semnăturile lor. Toate acestea trebuie fixate (puteți utiliza o capsator, dar mai bine cu un fir aspru) și numerotați-le.
Cum se întocmește un document
Foaia de cunoștințe poate fi scrisă pe o foaie A4 simplă sau pe antetul companiei - acest lucru nu contează, precum și dacă va fi întocmit manual sau pe computer.
Este important ca documentul să conțină semnăturile originale ale acelor angajați ai companiei pe care îi privește.
Nu este necesar să se certifice formularul cu sigiliul organizației, întrucât, din 2016, persoanele juridice au dreptul de a nu utiliza produse de ștampilă pentru a-și certifica documentele (cu excepția cazului în care se specifică altfel în documentele constitutive ale companiei).
După creare, foaia trebuie să fie vizată în jurnalul de contabilitate pentru documente interne.
Stocarea formularului
Foaia de familiarizare cu actul normativ ar trebui să se afle în departamentul de personal al întreprinderii într-un dosar separat împreună cu documentul la care se referă. Termenul de stocare nu este limitat din punct de vedere legal, dar, cel puțin, întreaga perioadă de valabilitate a actului, acesta trebuie să fie sigur și sănătos.
Atunci când angajează un angajat, acesta trebuie să fie familiarizat cu actele locale ale întreprinderii, care îi vor reglementa direct activitatea de muncă. Faptul de familiarizare cu documentele trebuie confirmat prin semnătura angajatului. În practică, există mai multe modalități de a face acest lucru. Una dintre opțiunile pentru colectarea și stocarea semnăturilor angajaților la dispoziția unui specialist în personal este jurnalul pentru familiarizarea cu reglementările locale. Vă oferim o probă de revistă completă, pregătită de personalul nostru. Puteți descărca eșantionul nostru și nu este nevoie să îl cumpărați.
Ce trebuie să știe un nou angajat
Angajarea unui angajat este o procedură strict reglementată, care constă în mai multe etape:
- solicitarea documentelor necesare viitorului angajat;
- familiarizarea cu actele locale legate de lucrarea sa viitoare;
- semnarea unui contract de muncă;
- publicarea ordinului șefului privind admiterea unui nou angajat;
- completarea cardului personal al angajatului;
- făcând o intrare în cartea de lucru.
Tabelul de personal al companiei nu se aplică documentelor locale, care trebuie prezentate angajaților fără greș. Faptul este că nu reglementează activitatea de muncă a angajaților (scrisoare din Rostrud din data de 15.05.2014 nr. PG / 4653-6-1).
Opțiunea Înghețare cunoștințe - Jurnal
Una dintre opțiunile disponibile pentru familiarizarea documentară cu documentele de reglementare interne este păstrarea unui jurnal de familiarizare cu reglementările interne ale muncii.
Dacă se ia decizia de a începe un jurnal, atunci toate reglementările locale ale organizației trebuie incluse în acesta. Inclusiv, Regulamentul intern al muncii, Regulamentele privind călătoriile de afaceri, Regulamentele privind munca suplimentară etc.
Legislația nu a stabilit o formă unificată a jurnalului pentru cunoașterea documentelor de reglementare. Prin urmare, poate fi aranjat sub orice formă. Puteți cumpăra cu siguranță o revistă de cunoștințe. Cu toate acestea, în opinia noastră, ideea de a cumpăra este doar că revista „de hârtie” va fi cusută și va avea un birou de tipografie bun. Pentru confortul cititorilor noștri, experții noștri au pregătit un formular introductiv de revistă care poate fi descărcat.
Dragi colegi, vă oferim o revistă pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale pentru munca dvs.
Revista a fost publicată într-un format convenabil (A4, carte). Coperta este densă, durabilă (carton lucios gros 300 g + PVC), hârtie albă de înaltă calitate 80 g. O parte din coloanele din tabelul jurnalului pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale se află pe partea stângă a răspândirii, parte - în dreapta. Conducătorul este clar. În acest caz, liniile se potrivesc. Lățimea graficului este convenabilă. 660 de linii pentru înregistrări (puteți familiariza 660 de angajați cu reglementările locale, cu o scriere de mână largă - mai puțin).
Nu există o formă unică a jurnalului pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale. Angajatorii stabilesc în mod independent ce coloane să includă în jurnal. Compoziția graficului poate diferi pentru diferiți angajatori. Oferim un jurnal cu grafice tradiționale pentru practica personalului.
Pagina de titlu a revistei pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale este după cum urmează:
Paginile 2 și 3 ale jurnalului pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale (răspândite):
ANGAJATI RESPONSABILI PENTRU ÎNTREȚINEREA JURNALULUI
În partea stângă a revistei se răspândește:
În partea dreaptă a răspândirii revistei pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale:
Coloanele (5-10) conțin numele reglementărilor locale, care trebuie familiarizate cu angajatul. Acestea indică, de asemenea, data aprobării actului de reglementare local și numărul acestuia (dacă există). Angajatul va trebui să pună semnătura și data de familiarizare în coloana unde este indicat actul de reglementare local cu care a fost familiarizat.
Pe coperta interioară există o mostră a umpluturii acestei reviste.
Revista pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale este concepută pentru familiarizarea angajaților cu 6 reglementări locale. Dacă trebuie să familiarizați angajații cu un număr mare de reglementări locale, vă putem oferi 2 opțiuni:
1) cumpărați o altă revistă pentru familiarizarea angajaților cu reglementările locale;
2) împărțiți o magazie în două părți. În prima jumătate a revistei, pentru a familiariza angajații cu unele reglementări locale, în a doua jumătate - cu altele.
Pe coperta interioară a revistei există o listă de verificare pentru completarea acesteia.
Revista pentru familiarizarea cu reglementările locale este un document intern al organizației; este opțional, dar utilizarea acestuia îl va ajuta pe angajator să respecte cerințele Codului muncii, conform cărora este necesar să se familiarizeze angajații cu reglementările interne.
Pentru ce este o revistă pentru familiarizarea cu reglementările locale?
Norme artă. 68 din Codul muncii al Federației Ruse obligația angajatorului de a familiariza angajații întreprinderii cu toate reglementările locale (LNA), care sunt legate de activitățile sale de muncă. O astfel de familiarizare trebuie să aibă loc în mod necesar împotriva semnăturii angajatului. Ignorarea acestei cerințe implică răspundere administrativă pentru nerespectarea cerințelor legislației muncii. Nimeni nu vrea să plătească amenzi, deci procesul de revizuire trebuie formalizat cumva. Există mai multe moduri de a face acest lucru:
- întocmește foi separate de cunoștință și atașează-le la toate Regulamentele, ordinele, acordurile și alte documente;
- pune picturi direct pe LNA;
- creați un jurnal special.
Comenzile de angajare, concedii, concedieri și alte documente personalizate de personal sunt de obicei introduse „contra semnătură” - cu primirea semnăturii de confirmare a unei persoane pe documentul însuși. Dar cu reglementările interne, care privesc mulți oameni simultan, situația este mai complicată, deoarece dacă fiecare persoană semnează direct pe ele, nu va exista spațiu liber foarte repede. Prin urmare, angajatorii fie creează foi speciale de semnături suplimentare (ceea ce este incomod), fie creează o revistă pentru familiarizarea angajaților cu LNA. În același timp, într-o companie mare cu diverse departamente și alte divizii structurale, unde există o mișcare constantă de personal, este posibil să se elibereze un astfel de formular de tip carte separat, atât pentru fiecare tip de document, cât și pentru departamente sau sucursale. . Apoi, toate actele locale vor fi în ordine și nu va trebui să le atașați foi suplimentare.
Exemplu de revistă pentru familiarizarea cu reglementările locale
Nu există un formular aprobat pentru un astfel de jurnal. Deoarece nu este obligatoriu sau chiar recomandat, parlamentarii au ocolit-o. Introducerea unui astfel de formular în fluxul de lucru al organizației vizează exclusiv simplificarea punerii în aplicare a cerințelor Codului muncii al Federației Ruse și a altor legi. Prin urmare, depinde doar de angajator cât de exact va rezolva această problemă. Va trebui să dezvoltați singur forma necesară. Principalul lucru este că conține toate reglementările locale cu care noii angajați trebuie să se familiarizeze. Formularul format trebuie aprobat prin ordinul șefului organizației.
Nu ar trebui să fie nimic dificil în completarea unui astfel de document. De exemplu, ar putea arăta astfel:
De asemenea, nu este necesar să i se ofere o formă de carte. Poate fi, de asemenea, foi individuale plasate într-un folder cu liant. Nu este nevoie să puneți vize de aprobare pe pagina de titlu, puteți pune doar data de începere și data de încheiere a înregistrărilor.
Structura jurnalului și perioada de stocare
Din exemplul de mai sus, puteți vedea că forma jurnalului este destul de simplă. Deoarece există de obicei multe LNA-uri care trebuie introduse în organizații, este necesar să alocați mai multe pagini pentru fiecare dintre ele. În același timp, structura acestor pagini nu va diferi și va conține coloane:
- date despre angajați (nume complet);
- poziția și departamentul în organizație;
- data observării (dacă este necesar - ora);
- semnătura personală a fiecărui angajat.
Dacă se dorește, foile pot fi numerotate și cusute, dar acest lucru nu este necesar. Persoana responsabilă pentru menținerea unui astfel de jurnal este de obicei specialistul în resurse umane sau managerul însuși, dacă organizația este mică.
În mod separat, trebuie menționate ordinea și condițiile de stocare a acestui document. De asemenea, această problemă nu este reglementată din punct de vedere legal, astfel încât organizația însăși trebuie să o stabilească. Cel mai adesea, angajatorii doresc să-l facă mic, de exemplu 5 ani. Aceasta este o greșeală și, în practică, este mai bine să stabiliți timpi de retenție mai mari. Într-adevăr, multe acte locale au o perioadă de depozitare permanentă sau sunt păstrate timp de cel puțin 10 ani. Este de dorit ca aceste perioade să nu difere de perioada de stocare a documentelor pentru familiarizarea cu acestea. În plus, lucrătorii familiarizați cu LNA în urmă cu mai bine de 5 ani pot continua să lucreze în această organizație și să ridice problema familiarizării lor cu anumite norme. Fără acest document, va fi destul de dificil să se demonstreze faptul că cerințele au fost îndeplinite.
De asemenea, nu uitați ordin al Ministerului Culturii al Federației Ruse din 25.08.2010 N 558, care prevede în mod explicit că toate reglementările locale (dispoziții, instrucțiuni) privind datele personale ale angajaților sunt documente ale unei perioade permanente de stocare. Prin urmare, este recomandabil să stabiliți aceleași cerințe pentru jurnalul de familiarizare dacă se referă la date cu caracter personal. În special, trebuie să stocați în mod constant documente locale, cum ar fi:
- Reglementări privind diviziunile structurale ale organizației;
- Reglementări de plată.
Prin urmare, dacă angajații își pun semnăturile și fac cunoștință personal cu aceste LNA, termenul de valabilitate al formularului care confirmă acest fapt ar trebui să fie același.
Legislația muncii stabilește obligația de a familiariza angajații nou recrutați cu actele locale care sunt în vigoare în această organizație.
Cum să desfășurăm această procedură, în ce formă și în ce interval de timp - vom prezenta mai jos.
Metode de cunoaștere
Fiecare angajat al organizației trebuie să cunoască personal toate documentele locale referitoare la activitățile sale de muncă.
Aceste documente includ:
programul concediilor;
acord comun;
masa de personal;
descrierea postului;
prevedere pentru bonusuri;
reglementări interne ale muncii;
alte documente acceptate de angajator.
Faptul de familiarizare poate fi confirmat prin semnătura angajatului pe un document separat, care poate include:
o cerere care face parte din contractul de muncă;
jurnal de cunoștințe. Se recomandă întocmirea acestui document atunci când angajatul studiază mai multe acte;
o foaie de familiarizare cu reglementările locale și eșantionul acesteia. Apare cel mai des și este atașat fiecărui act local (această opțiune este potrivită pentru organizațiile cu un număr mic de unități de personal).
Familiarizarea ar trebui să aibă loc înainte de semnarea contractului cu angajatorul. Nu contează în ce formă i s-a furnizat angajatului LNA. Poate fi fie un document tipărit, fie o distribuție prin e-mail utilizată în organizații mari.
În cazul în care angajatorul a încălcat regulile prevăzute de legislația muncii și nu l-a familiarizat pe angajat cu actele necesare, atunci acesta poate fi adus la răspundere administrativă.
În acest caz, angajatorul se va confrunta cu o amendă administrativă pentru încălcarea normelor Codului muncii al Federației Ruse, iar în cazul unei infracțiuni repetate, cuantumul amenzii va crește semnificativ.
Foaie de cunoștințe cu reglementările locale, umplerea probelor
Acest document este o anexă la actul local al organizației și include următoarele informații:
capul documentului indică numele organizației care a adoptat actul și forma sa organizatorică și juridică;
numele actului cu care angajatul se va familiariza înainte de semnarea contractului de muncă;
Această foaie este completată manual de către angajat și întocmită separat pentru fiecare document. Adică, dacă organizația are trei acte locale care se referă la angajați, drepturile și obligațiile acestora, atunci angajatul trebuie să se familiarizeze cu trei acte și să completeze trei foi de familiarizare cu aceștia.
Aceeași foaie poate fi întocmită nu numai pentru actul de reglementare în sine, ci și pentru contractul de muncă. Structura sa nu va diferi, cu excepția faptului că indică numărul și data contractului la care este atașat.
Jurnalul pentru familiarizarea angajaților cu actele locale conține mai multe tabele, fiecare dintre acestea având legătură cu un act specific.
Mai jos este un exemplu de foaie pentru familiarizarea cu reglementările locale, un eșantion din care poate fi descărcat gratuit.
Se încarcă ...